CONTABILIDAD POR AREA DE RESPONSABILIDAD

CONTABILIDAD POR AREA DE RESPONSABILIDAD

DEFINICION

·       Es la que clasifica y registra los ingresos, costos y gastos incurridos, atendiendo al departamento o funcionario que tiene a su cargo la responsabilidad y el control de los mismos y los consolida sobre la misma base, presentando la información resultante de forma comparativa con la norma preestablecida en cada uno de los niveles de responsabilidad, en forma que facilita la toma inmediata de decisiones.

·       Técnica que sirve para registrar y controlar los ingresos, costos y gastos, tomado en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento.

Se entiende por centro de responsabilidad, una unidad de organización dentro de la estructura de la empresa, a cargo de una persona en quien se ha delegado autoridad para tomar las decisiones relativas a su operación.

La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear, a tomar decisiones y ejercer control administrativo. Algunas herramientas facilitan el control administrativo, como los costos estándar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado en actividades. Sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de información contable que las integrara ayudado a efectuar adecuadamente el control administrativo. Corresponde estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control administrativo y de la forma en que debe ser utilizado para realizar dicha actividad.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Toda organización es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas aéreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un control administrativo. Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencias para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencias el incremento del valor de la empresa.

Erronea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones, de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas, también muestra los aciertos de lo administrativo, con el fin de que se capitalice en planes futuros. Resulta vital conocer las fallas y aciertos para lograr una superación constante. Se alcanzará esta superación la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un control administrativo.

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

1-     Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, la que lo superaron, siempre hay un responsable a cargo de cada área.

2-     Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre lo presupuestado y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesos o agrega valor y debe ser eliminados.

3-     Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad.

4-     Motiva a utilizar la administración por objetivo o por resultado, ya que separa el objetivo principal de la empresa en sub objetivos destinados a cada área señalando las pautas para lograrlo.

PARTIDAS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES

Una vez que se ha determinadas las áreas, sus responsables y la codificación respectiva, toca determinar en cada una de las áreas de responsabilidad el control que se tendrá  de las partidas que utiliza dicha unidad. Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuación de los ejecutivos. El costo controlable es realizado por una persona que tiene autoridad y responsabilidad sobre su incurrencia. Esto no quiere decir que el ejecutivo responsable de una área solo se preocupe de las partidas controlables, porque existe ciertas partidas que aunque no sea controlables para él, se debe mostrar en su reporte de actuación, para analizar el cuidado que tiene al administrar los recursos encomendados.

EVALUACIÓN DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD.

La eficiencia con que se maneja un área depende de la relación de sus insumos y resultados. Dicha relación puede ser medida comprando lo que agrega valor respecto a lo que no agrega valor. La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis para un centro de costos, que el de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que puede tomar las áreas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia de dicha unidad o área.